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テレワーク・オンライン会議の活用方法!

2020/12/21

ビジネス

新型コロナウイルスの流行によりテレワークやオンライン商談が多くなりましたがまだ使い慣れない、あまり使っていない、オンライン商談は苦手という方も多くいるかと思います。

私もオンライン商談が苦手な一人でしたがそんな実体験も踏まえ少しでも皆さんとこのコロナ禍を乗り越えられればと思い、このテーマをまとめてみたいと思います。

緊急事態宣言を機に多くの企業がテレワークを導入し始めました。解除後も引き続きテレワークを実施している会社が多く、私自身も営業として多くの企業の方と話す機会がありますがおそらくコロナ終息後もテレワークは実施し続けるのではないか、そもそもいつになるかわからないコロナ終息を待ってては動きがとれないのでテレワークを実施せざるおえないというお話を多く聞きます。

海外ではテレワークの導入はコロナ前から実施されており新型コロナウイルスの流行はテレワークの広がりを後押ししただけであるとも言えます。

そのため私たちは新型コロナウイルスの流行に関係なく、このワークスタイルに対応しなければならないのです。

テレワークのメリットデメリットをよく理解し今後のワークスタイルに対応していきましょう。

 

メリット

・時間、交通費、宿泊費などの経費の節約

Zoomには無料版があるため低コストで導入ができる(一部制限あり)

・オフィス賃料や水道光熱費の節約

・会議記録が残しやすい など

 

メリットには従業員個々の負担を軽減するだけでなく会社全体としてもコストの削減に繋がるのです。

そのため現在では多くの企業がオフィスの解約や移転を進めています。

子育てをしながら仕事をする方にもテレワークは向いており実際に弊社に面談する方にも完全テレワーク、テレワークと出社のミックスを希望する人が増えています。

 

デメリット

・相手の表情が読み取りにくく会議の雰囲気が分かりにくい

・ネットの状態に左右されやすく予期しない不具合が起こる

・情報漏洩のリスクが高まる

・チームワークが悪くなる、部下のマネジメントがしにくい

 

ネット環境によって会議がしにくかったりうまくコミュニケーションが取れないというのはオンライン会議をしたことのある人は誰しもが経験していることではないでしょうか。特に商談中に相手の声が聞き取れなかったりした場合は困りますよね。

またテレワークにより社内のコミュニケーションが減りチームワークが悪くなってしまったり、部下の業務管理がうまくいかないためマネジメントがしにくかったりという問題もあります。

 

このようなメリットデメリットを把握しておくことでより効果的にテレワークを実施できるよう対策をしましょう。

 

・ネットワーク回線、OA機器の見直しそもそも機種が古い場合、どれだけ電波が入りやすくしてもネット環境が悪い場合があります。まずは自分のネットワーク環境の見直ししましょう。

・モーニングミーティング、ランチミーティング、ディナーミーティングと13回の定期ミーティングを行うことでコミュニケーションを取る場、チームとしての業務進行管理を行う

・参加人数を制限し満遍なくコミュニケーションを取る日本のミーティングの特徴として人数が多すぎるという点があります。そのため一言も発さない参加者がいたり話が長くなってしまったりという問題が発生します。効率的かつコミュニケーションを取るためにはどの場面にどのメンバーが必要なのか見分けてミーティングの実施しましょう

・チャットツールやZoomなどのビデオ通話ツールは費用に合わせ用途や利便性を考えて選択

 

テレワークを導入して慣れないことにメリットだけでなくストレスを感じる方も多いかと思います。出社とテレワークのミックスを導入しテレワークだけでは難しい切り替えをしやすくするなど工夫をしていくことも大切になります。


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